Cinq meilleures façons dont l’extranet peut stimuler votre entreprise

Dans le climat économique concurrentiel actuel, chaque entreprise a besoin de pratiques de travail efficaces, effectives et simples pour réussir. Et le logiciel extranet pourrait être le moyen d’y parvenir.

Si la communication et le partage d’informations avec les parties externes et les clients constituent une part importante des tâches quotidiennes de votre entreprise, il est temps d’évaluer si vos méthodes sont aussi efficaces que possible pour atteindre un niveau de service professionnel.

Avec les progrès rapides de la technologie au cours des dernières années, la plupart des entreprises ont réalisé que nous sommes dans l’ère du lieu de travail numérique et ont fait des efforts pour récolter les avantages de certains des logiciels étonnants disponibles. Voyez comment se connecter à maboxrh

Pour ces raisons, les extranets sont l’un des moyens les plus efficaces de garder les employés connectés avec les clients et autres parties externes. Lisez la suite pour en savoir plus….

 

Qu’est-ce qu’un logiciel extranet ?

Les extranets sont un type particulier de réseau par lequel les informations peuvent être partagées numériquement.
Le logiciel permet aux entreprises de créer un environnement en ligne sécurisé pour partager et stocker des informations de manière centralisée, ce qui permet de gagner du temps et de permettre aux utilisateurs externes d’accéder à des informations actualisées et précises, à tout moment.

L’utilisation d’un portail web signifie qu’il n’est pas nécessaire de se trouver dans un endroit spécifique pour utiliser une solution extranet, ce qui la rend idéale pour que les entreprises partagent des informations avec des parties extérieures, telles que des clients, des chaînes d’approvisionnement externes et des partenaires commerciaux.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles des extranets ?

Les entreprises de tous les secteurs et industries peuvent utiliser des extranets pour la simple raison que tout le monde a besoin de partager des informations avec des tiers. Cela peut aller du partage de données pratiques telles que des listes de prix ou des informations sur les stocks, au partage de communications collaboratives telles que des idées et des commentaires.

Enfin, si votre organisation travaille avec un nombre quelconque de distributeurs et de fournisseurs externes, alors elle peut faire bon usage d’un extranet.

 

Les cinq principaux avantages d’un extranet

1. Les extranets facilitent le partage d’informations

Sans extranet, le partage de fichiers doit se faire par e-mail – ce qui n’est pas sûr et fait perdre du temps. Par exemple, si vous avez plusieurs versions d’un même document, qui peuvent être stockées à différents endroits, il est alors trop facile d’envoyer par e-mail la mauvaise version à vos partenaires commerciaux externes.

Il est également fastidieux et stressant de rechercher dans votre boîte de réception des informations critiques qui pourraient être enfouies dans des centaines d’autres e-mails. Cela peut être une longue tâche d’ouverture de nouveaux emails et de recherche d’anciens, et ralentit la productivité.

En utilisant un extranet, toutes les informations dont vous avez besoin sont stockées de manière centralisée en un seul endroit et à portée de clic.

2. Un extranet garde vos actifs commerciaux en sécurité

L’un des principaux avantages du logiciel extranet est qu’il garde les données de votre organisation en sécurité. Les extranets ont des contrôles d’accès intégrés, ce qui signifie que seules les personnes ou les équipes qui ont besoin d’accéder à des informations particulières auront l’autorisation pertinente pour les consulter.

Les extranets ne sont accessibles que par des mots de passe, ce qui garantit que personne en dehors du groupe d’utilisateurs approuvés n’a accès au système. L’authentification à deux facteurs fournit une couche supplémentaire de sécurité, en exigeant la saisie d’un code supplémentaire – généralement envoyé à l’appareil de l’utilisateur – avant d’obtenir l’accès au système.

3. Les extranets simplifient la gestion des projets

Les employés, les partenaires, les vendeurs et les fournisseurs peuvent collaborer sur des projets avec facilité en utilisant un extranet, y compris ceux basés dans des endroits éloignés ou travaillant à domicile.

Même les employés qui sont sur le terrain et sur la route fréquemment peuvent accéder aux outils et aux informations dont ils ont besoin grâce à un extranet, via leur smartphone ou un autre appareil mobile.

Les extranets contiennent de multiples outils de collaboration en standard, ce qui signifie que vous n’aurez pas à assister à des réunions interminables ou à envoyer des e-mails aux parties prenantes. Au lieu de cela, l’extranet vous permet de stocker, de modifier et de télécharger des documents, de gérer des tâches, d’organiser des conférences téléphoniques, de lancer et de contribuer à des discussions de groupe, de faire des annonces et de recueillir des commentaires, le tout au sein d’un même hub central. Toutes les actions qui ont lieu dans l’extranet sont stockées, de sorte que vous disposez d’un enregistrement des projets, passés et présents, auquel vous pouvez accéder à tout moment.

4. Les extranets solidifient la marque de votre entreprise

En ces temps de concurrence, il est de plus en plus important pour votre entreprise d’avoir une marque qui se démarque.

À cette fin, un extranet vous permet de créer un portail personnalisé qui reflète la marque de votre organisation, y compris des éléments tels que les logos, les schémas de couleurs et les arrière-plans, vous donnant un système qui a à la fois du style et de la substance.

En ayant un extranet de marque, au sein duquel les clients et les parties prenantes peuvent communiquer et collaborer, votre entreprise a l’avantage sur les entreprises dont les méthodes de communication ne sont pas aussi avancées technologiquement.

5. Les extranets sont faciles à mettre en place et rentables

Un extranet est simple et peu coûteux à mettre en place. Une fois en place, il est facile à entretenir et ne nécessite pas de personnel informatique supplémentaire pour le faire fonctionner. Au contraire, très peu de formation est nécessaire pour utiliser l’extranet, tant il est simple à utiliser, une fois que les employés sont familiarisés avec ses principes.

L’un des avantages de l’extranet est qu’il peut faire économiser de l’argent à votre entreprise sur le long terme, car les employés auront plus de temps pour se concentrer sur un travail significatif plutôt que d’être embourbés par des tâches administratives inutiles. Cela augmentera la productivité, réduira les frais généraux et, en fin de compte, rendra votre entreprise plus légère…